書類整理の手伝いでわかった大切なこと

こんにちは!

先日友人の事務所で書類整理を手伝ってきました。

彼女は書類の整理が大の苦手。


出来ない大きな理由


30年以上のお付き合いがある友人で何度も家に遊びにいっていますが家の中は整理整頓されていてきれい好きです。

ですが書類の整理はできない。何故なんでしょう。

ここのところ友人から「書類がなだれ落ちてくる。どうにかしたい!」とよく聞いていたので思い切ってお手伝いに行きました。

私が行く何日か前に少し頑張ったみたいで思ったほどではありませんでした。

ヒアリングすると(ヒアリングというより世間話ですが)

日々の仕事に追われる ⇒ 「とりあえず置き」が発生。

毎日その繰り返しです。これは普通ですね。私もよくそうなります。

そして最大の要因

書類がきらい!

なんですね。

出来ないことに納得しました。きらいなので限界まで先延ばしにしてしまう。

なだれ落ちてくるとのことでしたからもしかしたら限界は超えていたかもしれません。

ほとんどの女性は洋服や靴、バッグそして食器などは大好きだと思います。

だから一人でも頑張れるときがあったりします。でも「きらい」は別ですね。

 

全部出す!


まず要るか要らないかの区別からスタートですのですべて机の上に出しました。

結構な量だったのですが写真からは伝わらないかもしれないですね。

平成20年頃の書類もあったりして困惑していた様子が書類のありかや年度から見えてきました。

3時間で何とかしたかったのでスタートです!

 

ひたすら分ける


同じ書類の予備があちこちから出てくる。

同じイベントの書類がまたまたあちこちから出てくる。

提出したあとの控えもまたまたあちこちから出てくる。

それを彼女に使用頻度をメインに聞きながら二人で分けていきます。

毎日使うもの、週に1回、月に1回、保管期限が決められていて保管だけのものなど。

そして不要なもの。

封筒やファイルを使い分けながらいちいちその場で封筒やファイルに中身を記しながらです。

 

なんとなく完成


だいたい予定時間通り3時間で終わらせることができました。

ほとんどの書類が収まるところに収まり日々使うものは引出にファイリングされた状態で収まりました。

保管だけのものはキャビネットに収納です。

あとは彼女が使い始めてみないと使い心地はわかりません。

探し物が少なければよいのですがまた少し経ってから聞きたいと思います。

彼女の職場はすべてアナログです。

理由はわからないのですがパソコン管理はダメだそうです。

 

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机の上と引出しから全て出しました! 量的にはそうでもなく見えます。[/caption]

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なんとかファイリングしました。使いやすくすることが最大の課題です![/caption]

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こちらは引出下段です。こちらも使いやすく! 両隣で使うのでファイルの向きが逆もあり。[/caption]

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不要な書類がたくさん出てきました!すこし驚いていました。[/caption]

最後に


整理の一番大切で体力と気力が必要なところは分けるところです。

彼女はずっと要るか要らないかの判断をしていたのでかなり疲れた様子でした。

 

今回「きらい」でも絶対にしないといけない仕事をどのようにすればやりやすくなるのかを考えるきっかけになりました。

書類整理大切なんですよね~

 

この本を読んで勉強もしました。少し参考にしています。

本はkindleで!本の整理が無くなります!

最後までありがとうございました。

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